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五华区教育局校园档案管理培训(ppt文稿转换文档供各处室参考)
一、中华人民共和国档案法第二条：本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
中华人民共和国档案法实施办法第九条：机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构依照《档案法》第七条的规定，履行下列职责：
（一）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度；(二)单位文件、资料的形成、积累和归档工作；（指导各部门兼职档案员的工作），（三）统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案。
二、档案管理的规章制度
1.综合档案室工作职责；
2.档案人员岗位职责：
3.文书管理制度；
4.立卷归档范围；
5.档案保管制度；
6.档案库房管理制度；
7.档案借阅制度；
8.档案鉴定销毁制度；
9.会计档案管理制度
10.声像、实物档案管理制度；
11.档案管理“三纳入、四同步、五参与“制度；
三 、纳入
档案的形成、积累、归档要纳入本单位工作的全程；纳入本单位的工作计划；纳入有关人员的职责范围。
四、同步
下达工作任务的同时提出文件材料的归档要求；检查工作进度的同时检查文件材料的形成情况；验收、鉴定教育教学成果的同时验收档案材料；评审教育教学工作和成果的同时提供档案材料。
五、参与
参与本单位工作计划讨论；参与本单位工作计划管理；参与科研课题项目的评审、鉴定及验收；参与工程项目的验收；参与设备的开箱。
档案工作理念 敬业奉献、精益求精、科学管理、立足为用
工作目标：组织领导、管理体制、收集鉴定、归档整理、保管保护、档案编研、信息建设、提供利用
规范化、科学化
信息建设
使用档案管理软件
挖掘档案信息资源
提高档案服务水平
档案管理数字化
档案服务网络化
文件材料的归档范围：
反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
文书档案的保管期限：文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
永久保管的文书档案主要包括：
(一)本机关制定的法规政策性文件材料；
(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；
(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
定期保管的文书档案主要包括：
(一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
(二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
(三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
(四)本机关一般性事务管理文件材料；
(五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等：
(六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
(七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
(八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
(九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
档案管理概况：
小学达标10 未达标学校42
幼儿园达标5 未达标幼儿园5
《归档文件整理规则》，2000年12月6日，由国家档案局发布，并于2001年1月1日正式实施。
一、《归档文件整理规则》的特点：
1、简化－取消案卷，实行文件级管理；
2、兼容－计算机和手工两种管理方式；
3、灵活－只要在保证整理质量（便于检
索）的前提下，具体做法可以有所不同。
二、整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。区分不同价值。便于保管和利用。
三、归档文件：
什么是归档文件？是将立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
四、归档文件整理：将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程。
以“件”为整理单位
1.正本与定稿为一件；
2.正文与附件为一件；
3.转发文与被转发文为一件；
4.原件与复制件为一件；
5.报表、名册、图册等每册（本）为一件。
归档文件的价值鉴定：各校园请参照《五华区教育局中小学档案管理暂行办法》执行。
归档文件的分类：
一、分类方法
1.年度分类
2.机构（问题）分类法
3.保管期限分类法
归档文件的分类：
二复式分类法与分类方案
1.年度－机构－保管期限分类法 *
2.保管期限－年度－机构分类法
3.机构－年度－保管期限分类法
4.年度－问题－保管期限分类法
5.保管期限－年度－问题分类法 *
6.问题－年度－保管期限分类法
五华区教育系统档案分类方案
1.年度－机构－保管期限分类法
即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按保管期限分类。
此时分类方案为：
2001年：办公室……永久、30年、10年
教导处……永久、30年、10年
政教处……永久、30年、10年
总务处……永久、30年、10年
2.保管期限－年度－问题分类法
即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按问题分类。
此时分类方案为：
永久：2001年 党群类、行政类、业务类……
三十年：2001年党群类、行政类、业务类……
十年：2001年党群类、行政类、业务类……
业务环节
收集、鉴定、整理、保管、统计、编研、检索、提供利用
中学档案分为以下十大类：
1.文书； 2.教学；
3.教师业务； 4.会计；
5.科技（基建、科研）；
6 .设备； 7.声像；
8.实物； 9. 名人档案；
10.电子档案。
归档文件的排列与编号
排列的原则
对归档文件的排列，《规则》强调了“事由原则”，将同一事由形成的文件排列在一起，使文件间的有机联系得以充分体现。
归档文件的排列
1.同一事由内的归档文件排列
2.不同事由间的归档文件排列
（1）按不同事由形成时间的先后顺序排列
（2）按事由的重要程度排列
（3）按事由具有的共同属性分别集中排列
归档文件的编号
件号－即文件的排列顺序号。
件号分为室编件号和馆编件号两种。
归档文件在分类、排列后，其位置得到确定，此时编制的排列顺序号称为室编件号；
采用年度－组织机构－保管期限分类法
一个立档单位每个机构都有三个流水号
采用保管期限－年度－问题分类法
一个立档单位只有三个流水号
编号项目：
1.全宗号、 2.年度、
3.保管期限、 4.件号
盖章印台及填写项目一律使用碳素墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。
盖章位置：归档章统一加盖在归档文件首页上端居中的空白位置。(用黑色）
归档文件的编目：
归档文件目录
件号 （顺序号）
责任者 （发文单位）
文号 例：五教发〔2006〕5号
题名 完整的题名是由责任者、问题、文种三个部分组成。
例：《国家档案局关于加强档案安全管理的通知》
日期 例：20060217或 2006
0217
页数
备注
装盒上架
档案盒填写单位名称
盒脊填写全宗号、年度、保管期限、机构（问题）室编件号
按照从上到下，从左到右的原则，根据盒号排列上架
全宗号 由五华区档案局统一分配
年度 以4为阿拉伯数字表示
保管期限 永久 30年 10年
机构（问题） 采用年度－组织机构－保管期限分类法时可根据分类方案填写；采用保管期限－年度－问题分类法时无须填写。
起止件号 其间用“－”号连接。
例：“18－36”
盒号 即档案盒的排列顺序号，采用每年一断号。
备考表放在盒内所有归档文件文件之后，用以对归档文件进行必要的注释说明。
备考表的填写要求：
1.盒内文件情况说明：包括文件收集齐全完整程度、文件本身的情况（如字迹模糊、缺损）等。整理盖章完成后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。
2.整理人
3.检查人
总体要求：
收集上强调一个“全”字
鉴定上做到一个“细”字
分类上抓住一个“准”字
装盒上力求一个“美”字
教师业务档案的内容：
履历材料、鉴定材料、登记表、进修、培训学绩、专业技术材料、刊物发表文章（或复印件）、毕业证复印件、典型教案（获奖）、表彰材料、获奖材料或复印件被学校采纳的教改方案等。
会计档案的保管期限
1.年报（决算）、会计档案保管清册、会计档案销毁清册 永久
2.税收入日记账（总账）、票证分类出纳账、现金出纳账、银行存款账 二十五年
3.会计凭证、日记账、总账、明细分类、分户账或登记簿、会计移交清册 十五年
4.国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证 十年
5.财政总预算会计月、季报表、单位会计月、季报表 五年
声像档案收集的范围：
1.反映本单位主要职能活动和工作成果的声像材料；
2.领导人和著名人士参加本单位大型公务活动的声像材料；
3.本单位的各项重大活动外事活动和重要会议的声像材料；
4.本单位先进模范人物事迹的声像材料；
5.记录本单位重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的声像材料；
6.每一届毕业生的照片。
照片档案整理的方法：（按专题整理）
一、照片的归档要求：
1.用胶片照的：
底片、照片、说明要齐全。
2.用数码照相机照的计算机文档、照片、说明要齐全。
二、照片档案的文字说明和编写要求：
1.文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。
A.事由：照片反映事件、事物的情由；
B.时间：事件、事物产生的时间和拍摄时间；
C.地点：被摄事件、事物所在的具体地点；
D.人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；
E.背景：对揭示照片主题有一定作用的背景；
F.摄影者：照片的拍摄单位和拍摄者。
2.文字说明的编写要求：
（1）综合运用文字说明的六个要素，概括揭示照片影像反映的全部信息；
（2）文字简洁、语言通顺，一般不超过200字；
（3）日期用八位数表示，例：1983年3月22日
写作19830322；
3.照片档案的总说明和分说明
分说明是对一张照片编写说明，总说明是对一组若干张（一次活动）的照片加总说明。
总说明
照 片 分说明
照 片 分说明
照 片 分说明
照片档案的卷内目录：
以一组若干张（一次活动）的照片为单位填写卷内目录，题名在尽量保证基本要素内容完整的前提下，将文字说明改写成照片提名，不应超过50字。
如表： 照片档案卷内目录
照片/底片号 题 名 拍摄时间 备注
照片档案的案卷目录：
应概括卷内全部照片的基本主题，一般不超过 | 
