五华区教育局校园档案管理培训(ppt文稿转换文档供各处室参考)

一、中华人民共和国档案法第二条：本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

中华人民共和国档案法实施办法第九条：机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构依照《档案法》第七条的规定，履行下列职责：

（一）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度；(二)单位文件、资料的形成、积累和归档工作；（指导各部门兼职档案员的工作），（三）统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案。

二、档案管理的规章制度

　1.综合档案室工作职责；

　2.档案人员岗位职责：

　3.文书管理制度；

　4.立卷归档范围；

　5.档案保管制度；

　6.档案库房管理制度；

7.档案借阅制度；

  8.档案鉴定销毁制度；

  9.会计档案管理制度

  10.声像、实物档案管理制度；

  11.档案管理“三纳入、四同步、五参与“制度；

三 、纳入

档案的形成、积累、归档要纳入本单位工作的全程；纳入本单位的工作计划；纳入有关人员的职责范围。

四、同步

    下达工作任务的同时提出文件材料的归档要求；检查工作进度的同时检查文件材料的形成情况；验收、鉴定教育教学成果的同时验收档案材料；评审教育教学工作和成果的同时提供档案材料。

五、参与

参与本单位工作计划讨论；参与本单位工作计划管理；参与科研课题项目的评审、鉴定及验收；参与工程项目的验收；参与设备的开箱。

档案工作理念   敬业奉献、精益求精、科学管理、立足为用

工作目标：组织领导、管理体制、收集鉴定、归档整理、保管保护、档案编研、信息建设、提供利用

规范化、科学化

信息建设

使用档案管理软件

挖掘档案信息资源

提高档案服务水平

档案管理数字化

档案服务网络化

文件材料的归档范围：

反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

文书档案的保管期限：文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

永久保管的文书档案主要包括：

(一)本机关制定的法规政策性文件材料；

(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；

(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

定期保管的文书档案主要包括：

(一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

(二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

(三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

(四)本机关一般性事务管理文件材料；

(五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等：

(六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

(七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

(八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

(九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

档案管理概况：

小学达标10   未达标学校42

幼儿园达标5   未达标幼儿园5

《归档文件整理规则》，2000年12月6日，由国家档案局发布，并于2001年1月1日正式实施。

一、《归档文件整理规则》的特点：

　1、简化－取消案卷，实行文件级管理；

　2、兼容－计算机和手工两种管理方式；

　3、灵活－只要在保证整理质量（便于检

　索）的前提下，具体做法可以有所不同。

二、整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。区分不同价值。便于保管和利用。

三、归档文件：

   什么是归档文件？是将立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

四、归档文件整理：将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程。

以“件”为整理单位

1.正本与定稿为一件；

2.正文与附件为一件；

3.转发文与被转发文为一件；

4.原件与复制件为一件；

5.报表、名册、图册等每册（本）为一件。

归档文件的价值鉴定：各校园请参照《五华区教育局中小学档案管理暂行办法》执行。

归档文件的分类：

一、分类方法

1.年度分类

2.机构（问题）分类法

3.保管期限分类法

归档文件的分类：

二复式分类法与分类方案

1.年度－机构－保管期限分类法　*

2.保管期限－年度－机构分类法　

3.机构－年度－保管期限分类法

4.年度－问题－保管期限分类法

5.保管期限－年度－问题分类法　*

6.问题－年度－保管期限分类法

五华区教育系统档案分类方案

1.年度－机构－保管期限分类法

即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按保管期限分类。

此时分类方案为：

   2001年：办公室……永久、30年、10年

　　　　 教导处……永久、30年、10年

　　　　 政教处……永久、30年、10年

　　　　 总务处……永久、30年、10年

2.保管期限－年度－问题分类法

即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按问题分类。

此时分类方案为：

永久：2001年  党群类、行政类、业务类……

三十年：2001年党群类、行政类、业务类……

十年：2001年党群类、行政类、业务类……

业务环节

收集、鉴定、整理、保管、统计、编研、检索、提供利用 

 中学档案分为以下十大类：

1.文书；                2.教学；

3.教师业务；       4.会计；

5.科技（基建、科研）；

 6 .设备；　　　7.声像；

8.实物； 　　    9. 名人档案；

10.电子档案。

归档文件的排列与编号

排列的原则

对归档文件的排列，《规则》强调了“事由原则”，将同一事由形成的文件排列在一起，使文件间的有机联系得以充分体现。

归档文件的排列

   1.同一事由内的归档文件排列

   2.不同事由间的归档文件排列

  （1）按不同事由形成时间的先后顺序排列

  （2）按事由的重要程度排列

  （3）按事由具有的共同属性分别集中排列

归档文件的编号

   件号－即文件的排列顺序号。

   件号分为室编件号和馆编件号两种。

   归档文件在分类、排列后，其位置得到确定，此时编制的排列顺序号称为室编件号；

采用年度－组织机构－保管期限分类法

一个立档单位每个机构都有三个流水号

采用保管期限－年度－问题分类法

一个立档单位只有三个流水号

编号项目：

1.全宗号、        2.年度、  

 3.保管期限、   4.件号

盖章印台及填写项目一律使用碳素墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。

盖章位置：归档章统一加盖在归档文件首页上端居中的空白位置。(用黑色）

归档文件的编目：

归档文件目录

件号　　　（顺序号）

责任者　　（发文单位）

文号  例：五教发〔2006〕5号

题名  完整的题名是由责任者、问题、文种三个部分组成。

例：《国家档案局关于加强档案安全管理的通知》

日期  例：20060217或  2006

                                      0217

页数　　

备注

装盒上架

档案盒填写单位名称

盒脊填写全宗号、年度、保管期限、机构（问题）室编件号

按照从上到下，从左到右的原则，根据盒号排列上架

全宗号  由五华区档案局统一分配

年度  以4为阿拉伯数字表示

保管期限  永久    30年    10年

机构（问题） 采用年度－组织机构－保管期限分类法时可根据分类方案填写；采用保管期限－年度－问题分类法时无须填写。

起止件号   其间用“－”号连接。

例：“18－36”

盒号  即档案盒的排列顺序号，采用每年一断号。

备考表放在盒内所有归档文件文件之后，用以对归档文件进行必要的注释说明。

备考表的填写要求：

1.盒内文件情况说明：包括文件收集齐全完整程度、文件本身的情况（如字迹模糊、缺损）等。整理盖章完成后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。

2.整理人

3.检查人

总体要求：

收集上强调一个“全”字

鉴定上做到一个“细”字

分类上抓住一个“准”字

装盒上力求一个“美”字

教师业务档案的内容：        

履历材料、鉴定材料、登记表、进修、培训学绩、专业技术材料、刊物发表文章（或复印件）、毕业证复印件、典型教案（获奖）、表彰材料、获奖材料或复印件被学校采纳的教改方案等。

会计档案的保管期限

1.年报（决算）、会计档案保管清册、会计档案销毁清册                 永久

2.税收入日记账（总账）、票证分类出纳账、现金出纳账、银行存款账     二十五年

3.会计凭证、日记账、总账、明细分类、分户账或登记簿、会计移交清册  十五年

4.国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证  十年

5.财政总预算会计月、季报表、单位会计月、季报表  五年                                  

声像档案收集的范围：

1.反映本单位主要职能活动和工作成果的声像材料；

2.领导人和著名人士参加本单位大型公务活动的声像材料；

3.本单位的各项重大活动外事活动和重要会议的声像材料；

4.本单位先进模范人物事迹的声像材料；

5.记录本单位重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的声像材料；

6.每一届毕业生的照片。

照片档案整理的方法：（按专题整理）

一、照片的归档要求：

1.用胶片照的：

底片、照片、说明要齐全。

2.用数码照相机照的计算机文档、照片、说明要齐全。

二、照片档案的文字说明和编写要求：

1.文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。

A.事由：照片反映事件、事物的情由；

           B.时间：事件、事物产生的时间和拍摄时间；

           C.地点：被摄事件、事物所在的具体地点；

           D.人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；

     E.背景：对揭示照片主题有一定作用的背景；

     F.摄影者：照片的拍摄单位和拍摄者。

  2.文字说明的编写要求：

   （1）综合运用文字说明的六个要素，概括揭示照片影像反映的全部信息；

   （2）文字简洁、语言通顺，一般不超过200字；

   （3）日期用八位数表示，例：1983年3月22日

写作19830322；

3.照片档案的总说明和分说明

分说明是对一张照片编写说明，总说明是对一组若干张（一次活动）的照片加总说明。

总说明

照    片         分说明

照    片         分说明

照    片         分说明

照片档案的卷内目录：

以一组若干张（一次活动）的照片为单位填写卷内目录，题名在尽量保证基本要素内容完整的前提下，将文字说明改写成照片提名，不应超过50字。

如表：        照片档案卷内目录

 照片/底片号     题    名                 拍摄时间           备注

照片档案的案卷目录：

应概括卷内全部照片的基本主题，一般不超过50字，用毛笔或黑色钢笔正楷书写。

如图：         照片档案案卷目录

案  卷  号

题       号            年度     张数   期限   备注

档案室编  档案馆编

录音、录像带、光盘等只是保存自制的，购买的作为资料保存。

电子文件的归档与管理

1.电子文件－能被计算机系统识别、处　理，按一定格式存储在磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字形式的文件。

2.与纸质文件相比，电子文件的主要特征有：

A信息的非直读性；

B对系统的依赖性；

C信息与载体的可分离性；

D电子文件信息的可变性；

E信息存储的高密度性；

F多种信息集合性;

G电子文件信息的易操作性。

电子文件归档的基本原则：

1.完整性原则；

2.可读性原则；

3.可靠性原则；

电子文件积累、归档的基本要求

1.保证内容准确；

2.脱机备份；

3.数据与软件一并归档；

4.数据不压缩；

5.数据不加密；

6.病毒检测。

7.与纸质档案同时归档

实物档案：

      牌匾、锦旗、奖状、证书、奖杯、字画（保管市级以上的，市级以下的保管照片）。

•          云南省印章档案管理办法第二条：

        印章档案是指国家机构、社会组织及公民在政治、经济、文化等活动中形成的、已经停止使用的、有保存价值的印章及印鉴。

•          云南省印章档案管理办法第四条：

   各单位在启用新印章的同时，应向本单位或有关部门移交停止使用的印章。

资料：

   新闻媒体报道本单位的信息；获奖文章、论文；有参考价值的刊物。

行政公文：是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是特殊规范化的文体，具有其他文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式并有行文规则和办理办法。我国公文一律按照国务院办公厅《国家行政机关公务处理办法》执行。

云南省国家机关公文处理实施细则

第三条：

公务处理是指公务的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第九条：我省行政机关的公文种类主要有：

（一）命令    （二）决定）  （三）公告

（四）通告    （五）通知     （六）通报

（七）议案    （八）报告     （九）请示

（十）批复   （十一）意见   （十二）函

（十三）会议纪要

校园常用的公文：

1.报告－－适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生在事后和事情过程中。

2.请示－－是下级单位向上级机关请求指示、批准的公文文种。请示主要用于：

（1）在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；

（2）工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；

（3）超出本单位职权之外，请上级予以指示。

一般产生于事前。

请示和报告的区别：

1.时间有别；

2.内容的侧重点有别；（请示着重于请求      批准，报告着重于汇报工作）

　　3.要求有别；（请示要求上级回复，报告则不必，只供上级了解情况或参考用）

校园公文格式存在的问题：

　1.标题混淆或残缺不全；

　2.主送、抄送机关混乱；

　3.一文多事。

请示的行文规则：

标题：用2号小标宋体字，可分一行或多行居　中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

请示的标题要直接准确概括出“请示”的内　容，使人一目了然。（标题必须具备三要素，即：单位、事由、文种）

　　例：武成小学关于申请购买电脑的请示

   正文：

正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。

1.主送机关：

接受请求的直接上级机关，在标题下面一行顶格写。

2.请求事项：

一写情况依据，二写目的说明。要写清具体要求，提出切实可行的处理意见。

2.结尾：

只是一句祈使性的话，“当否，请批复”或“以上如有不当，请批准“。

“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。

“报告”不得夹带请示事项。

除上级机关负责人直接交办的事项外，一般不得以单位名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

各校园在写购置校园所需物品的“请示”时，最好提出资金来源，作为上级机关进行判断和指示的参考，（简单的说就是写明资金的由来，以便领导及时批复。）

例：武成小学关于申请购买电脑的请示

五华区教育局：

因工作需要我校申请购买两台笔记本电脑，型号：×××，价格：10050.00元；经费由学校预算外资金支付。

      当否，请批复。

                                                     二○○五年一月十二日

五华区教育局：

    因工作需要我校申请购买两台笔记本电脑，型号：×××，价格：10050.00元；经费由学校预算外资金支付1800，其余请教育局补助。

      当否，请批复。

          二○○五年一月十二日

附件：

它是随同请求的有关材料。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码           

（如：“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

五华区青少年宫关于修缮教学楼防水层的请示

五华区教育局：

    我宫教学楼顶层漏水严重，已影响教学，急需做防水层。所需资金三万元，由我宫预算外资金支付。

      当否，请批复。

  附件：教学楼顶层防水层预算

                                     二○○五年一月十二日

附件：

1. ×××××

2. ×××××

……

成文时间：

用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”

例：二○○五年十月二十二日

发文印章

公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字端正、居中下压成文时间，印章用红色。

特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

公文用纸：根据《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）规定，公文用纸为A4型纸，幅面尺寸为210mm×297mm。

全宗介绍的编写：

全宗介绍包括三部分内容：

　 1.立档单位同期的历史沿革，含单位性质、任务、职能、隶属关系的演变及内部机构设置、演变、单位党政主要负责人姓名；

　　2.要写明档案分类方法（年度－机构－保管期限、保　管期限－年度－机构）、案卷（件）数量，档案完整情况，整理和鉴定情况检索工具的种类。

全宗介绍的编写：

3.档案的内容与成分　

    如果是按年度－机构－保管期限分类的，可按机构逐一介绍。

    如果是按保管期限－年度－机构分类的，可按档案的内容逐一介绍。

全宗介绍要求打印三份，随档案保存一份、全宗卷内保存一份、移交档案时交一份。

什么是组织沿革？也叫组织机构沿革，是一种主要依据档案记载编写，系统反映一个党政机关、社会团体、企事业单位、行政区域或专业系统的管理体制、组织机构、人员编制、领导任职等变革情况的参考资料。

《组织沿革》主要包括哪些内容？

         ⑴单位成立、合并和撤销时间；

         ⑵单位名称的变更、地址迁移；

         ⑶单位的隶属关系及职权范围；

         ⑷单位领导人员的任免；

         ⑸内部组织机构的设置、变化情况，负责人姓名等；

         ⑹单位人员编制情况。

大事记的写作

大事记：是一种按时间顺序记载一定范围内发生的重大事件（事实）和重要活动的书面参考资料。

大事记具有内容的史料性、记载的摘要性和表述的概括性等特点，因而具有特定的写法和要求：

（一）准确无误。准确无误是指时间准确，

　事件准确。时间应当按照事件顺序写清×年×月×日；事件要写准什么时间，什么地点发生了什么事情，或由谁组织，搞了一项什么活动　　

（二）摘其大事，疏而不漏，要而不繁。记事要力求言简意明，摘要记载。

（三）大事记的记载应该由专人负责，随时记载。年终时进行整理，整理时可以删减补充，去掉一般日常事务活动，最后请领导审定、签字，装订成册存档。  

大事记由时间和事件两部分组成。其中时间是按年、月、日的顺序依次排列；事件是指重要工作活动和重大事件。

大事记是以时系事，每事一条，每条一记。

大事记的内容应涵盖六个方面：

一、是党和国家方针政策贯彻执行所产生的重大反响和出现的重大问题；

二、是本单位机构设置、体制变动、重要人事调动，如任免、离退休等机构和组织变动情况；

三、是重要会议和重大活动；

四、是上级到本单位参加重大活动，或检查、指导工作并作出重大决策或重要部署、指示等；

五、是本单位的重要工作或重大事件，如取得的重大成绩，获取的重要数据，发生的重大事件、事故、案件、灾情等，群众反映的重大问题，提出的重要建议和意见；

六、是其他重要动态和需要记载的大事等等.

编写大事记应该注意的几个问题

　（一）按时间顺序记，一事一条。有些事件，持续时间较长（跨年度），为避免由于时间跨度大而造成首尾分离，应在一个条目中交待始末。

　（二）要客观公正。工作有成绩也有不足，有成功也有失误，凡对本单位有一定影响构成大事的，无论成功或失误都要记。

　（三）要详略得当。略要有个度，以讲清楚为原则，不渲染，不描绘。

统计数字汇编

   统计数字汇编，就是以数字的形式反映一个单位或某一方面基本情况的参考资料。

  一、统计数字的种类：

             1.综合性统计数字

        2.专题性统计数字

二、统计数字的编写要求

  1.确定统计指标。统计数字汇编的作用是数据所反映的事物有参考价值或研究价值，因此，选择统计指标时需要认真分析。

  2.数据要准确。

  3.根据主题特点可进行适当的统计分析。

  4.表式清晰。统计数字汇编大多采用表格的形式，也可采用示意图方式。采用表格要一目了然，采用示意图要注意图形准确、规范、示意性能好。